Czym jest faktura proforma?

Tu otrzymasz odpowiedź na pytanie, jak wygląda faktura proforma.

Wszyscy, którzy prowadzą swoje przedsiębiorstwo, ale również i gros osób dokonujących zakupów online, mieli przynajmniej raz kontakt z fakturą pro forma. Nie wszyscy natomiast wiedzą, czym faktycznie jest ten dokument i co go odróżnia od normalnej faktury.

Czy fakturę proforma uwzględnia się w w księdze przychodów i rozchodów?

Po łacinie pro forma oznacza „tymczasowo”, toteż nieraz można spotkać się z określeniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I owszem, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, w związku z tym nie uwzględnia się jej w księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji księgowej. Wypada aczkolwiek zatrzymać ją w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma powinna być traktowana wobec tego jako dokument handlowy, będący formą propozycji pewnej oferty. Nie jest potwierdzeniem wykonania usługi ani nabycia towaru, zatem zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie nie stanowi podłoża do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest wiążąca? Nie, ponieważ dotyczy usługi lub sprzedaży, która jeszcze nie została sfinalizowana, wobec tego warunki transakcji w niej przedstawione mogą w każdej chwili podlegać negocjacjom.

Faktura proforma musi być dostrzegalnie oznakować

Faktura proforma posiada te same elementy i przypomina z wyglądu fakturę VAT, czyli:

  • dane kontrahentów,
  • datę i miejsce,
  • nazwę towarów albo usług, będących przedmiotem transakcji (wraz z wykazaniem ich ilości, jednostek miary itp.),
  • wartość netto i brutto (zarówno pojedynczych towarów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana również słownie,
  • stawka i naliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
  • informacja o kwocie naliczonych zniżek,
  • określenie przewidywanego terminu dostarczenia towaru lub wykonania usługi,
  • wskazanie terminu wniesienia opłaty.

By nie było żadnych trudności z rozróżnieniem tego dokumentu od ostatecznej faktury VAT, wywołującej konsekwencje podatkowe, taką fakturę trzeba oznaczyć wyraźnie w tytule określeniem “PRO FORMA”. Trzeba również mieć na uwadze, że ten typ faktury nie zwalnia z konieczności wydania kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie przygotowuje się w momencie, gdy kontrahent wpłaci już zaliczkę bądź wniesie w całości opłatę za przedmiot transakcji.